Indicateur 21 Qualiopi : comment le respecter sans effort

L'indicateur 21 du Référentiel National Qualité (RNQ) impose à l'organisme de formation de vérifier et d'entretenir les compétences des personnes chargées de mettre en œuvre la prestation : formateurs, mais aussi coordinateurs pédagogiques et intervenants ponctuels.

Concrètement, l'auditeur Qualiopi attend deux choses : une preuve que l'organisme s'est assuré des compétences de chaque intervenant au moment de sa mission, et une preuve du suivi/de l'actualisation de ces compétences dans le temps (formation continue, veille métier, retours d'expérience).

En pratique, les organismes doivent être en mesure de présenter, pour chaque intervenant actif : un CV ou dossier de compétences à jour, les diplômes ou certifications pertinentes, les éventuelles habilitations métier, et une trace des actions de développement des compétences (formations suivies, participations à des colloques, veille documentée).

L'erreur la plus fréquente constatée en audit est l'absence de mise à jour : le dossier existe à l'embauche du formateur, mais plus rien n'est tracé ensuite. Or le référentiel n'attend pas une preuve figée, mais un processus vivant.

CapOF centralise un dossier par intervenant, rattaché directement à l'indicateur 21 : diplômes, contrats, compétences déclarées et pièces justificatives sont stockés au même endroit que le suivi de vos formations et de vos apprenants.

Vous pouvez ainsi présenter en quelques clics, lors d'un audit initial ou de renouvellement, l'ensemble des preuves de compétences de votre équipe pédagogique, sans reconstituer les dossiers en urgence la semaine précédant l'audit.